Werk slimmer, niet harder (4)

Kansen en uitdagingen. Het bordje van een Managed Service Provider (MSP) ligt er vol mee. Daar waar klanten steeds completere ICT-ondersteuning vragen, dendert de innovatietrein door en groeit het tekort aan ervaren ICT-ers sneller dan ooit tevoren. Hoe houd je commercieel gezien koers in deze dynamische markt en hoe vergroot je je efficiency en productiviteit zonder aan kwaliteit in te boeten?

Johan Bakker, eigenaar van MSP Mentor, geeft in deze terugkerende rubriek ‘Werk slimmer, niet harder’ antwoorden op die vragen aan de hand van afgebakende thema’s. In deze Trending geeft hij praktische handvatten om nieuwe medewerkers een vliegende start te geven. En je organisatie meer en langer plezier van nieuwe medewerkers…

‘Dit is Joris en vanaf woensdag werkt hij bij ons’. Na het hele traject van de vacature plaatsen, gesprekken voeren en de arbeidsvoorwaarden rondmaken, is dit misschien wel wat je het liefst zou wíllen doen. Maar ook precies wat je niet móet doen om teleurstelling op alle fronten en bij alle partijen te voorkomen. Wat dan wel? Johan Bakker neemt geen blad voor de mond als het om onboarding gaat. ‘Het is inderdaad een kwestie van: nog even geduld a.u.b. Want ook al heb je je nieuwe medewerker gevonden, de echte uitdaging begint pas na het ondertekenen van het contract. Wat je wilt is immers dat je nieuwe collega zich welkom voelt op zijn eerste dag, goed ingewerkt wordt door de juiste mensen en daarna nog lang en gelukkig bijdraagt aan je organisatie.’

Welkom werkt!

‘Dat welkom voelen begint met de simpelste dingen’, vervolgt de MSP Mentor. ‘Want hoe (snel) krijgt hij of zij de beloofde telefoon, laptop of auto? Wie regelt zijn emailadres, gebruikersaccount en al die andere dingen die je voor je klant wél doet? Maar ook: heb je handige cheatsheets klaarliggen waarin nieuwelingen in maximaal twee pagina’s kunnen lezen hoe ‘het’ werkt? Of moeten ze daarvoor het hele personeelshandboek doorworstelen?’

De diepte in

‘Onboarden gaat over je nieuwe medewerker ‘ontvangen’ binnen je bedrijf. Eigenlijk begint dat al meteen na het gesprek. Dan moet je dingen duidelijk gaan maken. Vragen beantwoorden als: wat kan je verwachten van ons en andersom? Wanneer doen we hier wat en hoe ziet een gemiddelde dag eruit? Maar ook aandacht is op de eerste werkdag heel belangrijk. De nieuwe collega op het gemak voorstellen bij het team, nog even goed stilstaan bij de missie en achtergrond van het bedrijf. Want dat gebeurt tijdens de sollicitatieprocedure vaak alleen maar even in vogelvlucht.’

Hou vast, die motivatie

‘De eerste werkdag is dan ook eigenlijk geen werkdag’, stelt Johan Bakker. ‘Sterker nog. De eerste drie tot vier weken mag je gerust uittrekken om iemand goed te laten wortelen. Het ding is, het zit ‘m niet in motivatie, maar in communicatie en verwachting. Dus: dán ga je meelopen met Henk die je dat en dat gaat leren, dán doen we zus en zo en daar steek je dat van op. Eigenlijk ‘gewoon’ laten zien dat je rekent op iemand. Dat er aandacht is voor zijn inwerkperiode. En dat hij de tijd krijgt om zijn nieuwe werkplek bij zijn nieuwe werkgever goed te beginnen.’

Beredruk

Het ‘beredruk’ hebben, is nu vaak het excuus om niks te doen. En al komt het in sommige gevallen ‘vanzelf’ wel goed. Veel vaker pluk je vroeg of laat de wrange vruchten aan een slecht of afwezig onboardingproces’, ziet Johan te vaak om zich heen. ‘In het ergste geval is je nieuwe medewerker zo weer gevlogen. Maar misschien wel net zo erg is het als mensen ‘het’ hun hele leven lang verkeerd blijven doen omdat ze ‘het’ nu eenmaal zo gewend zijn. Het is gewoon heel simpel: als je mensen slecht inwerkt, werken ze slecht. En als je ze dan later wilt bijsturen, krijg je met weerstand te maken. Zonde. Want juist nieuwkomers zijn kneedbaar. En hebben de drive om het goed te doen.’

Voorkom groeipijn

‘Zeker als groeiend IT bedrijf loont het de moeite om je proces eens helemaal uit te schrijven. Als je dat goed op orde hebt, scheelt dat groeipijn en kun je beter sturen. Ook een soort communicatietraining helpt vaak al enorm. Neem nou iemand die op de servicedesk begint. Die moet niet alleen weten hoe hij de telefoon moet opnemen. Ook leren om tegelijk te luisteren en typen is belangrijk om een call goed af te kunnen ronden voordat het volgende belletje alweer binnenkomt.’

Proces kan, cultuur niet

Vind je het erg lastig of heb je echt geen tijd? Besteed het dan gewoon uit. ‘Nieuwe medewerkers wegwijs maken met iemand van buiten, klinkt misschien gek, maar kan echt’, weet Johan Bakker. ‘Het kost misschien even wat tijd maar maakt onboarden op de lange termijn heel veel gemakkelijker én voor iedereen prettiger. En voor processen is het soms zelfs beter. Daar kijkt een buitenstaander toch objectiever tegenaan. Cultuur niet. Dat moet je echt zelf doen.’

Goed gedaan!

‘Het grootste compliment dat je kunt krijgen als organisatie? Als je na zijn eerste werkdag op LinkedIn leest dat het voor je nieuwe medewerker ‘voelde als thuiskomen’. Dan heb je het goed gedaan.’

‘De meeste IT bedrijven groeien tegenwoordig al gauw zo’n 20 tot 40% in omzet. In het laatste geval betekent dat meestal een groei van 20% in personeel.’

Toch maar (weer) eens goed naar je onboardingsproces kijken? Johan Bakker raadt het je van harte aan. En vind je het dan een geruststellend idee als hij zijn kritische blik er over laat gaan?  Je bereikt de MSP mentor op  info@mspmentor.nl of 085 – 0028 911.